DEFINICIÓN Y VALOR DEL CUADRO DE MANDO EN LA EMPRESA
El cuadro de mando es una herramienta de gestión empresarial cuya misión es facilitar una visión completa del funcionamiento de la empresa y servir de ayuda para la toma de decisiones, de forma alineada con los objetivos globales de la organización.
Consiste en una selección de KPI (Key Performance Indicators), indicadores representativos de las distintas áreas de la empresa, tales como el área financiera, comercial, productiva, de los RRHH, etc.
Bien implantado, supone un instrumento de vital importancia para la organización.
LA PROBLEMÁTICA DE LA IMPLANTACIÓN
La realidad nos dice que la mayoría de las empresas no utiliza un cuadro de mando porque les resulta compleja su puesta en marcha. En el mejor de los casos, cada responsable de departamento dispone de una colección de datos propios, personalizados, no siempre contrastados, poco accesibles para el resto de la organización y desconectados de los sistemas de información de la empresa.
¿Y a qué se debe la dificultad para poner en marcha un cuadro de mando? Lo resumimos en varios puntos.
- El primer punto para tener en cuenta es la propia cultura de la empresa. Si dicha cultura no se basa en la dirección por objetivos, el trabajo en equipo y la transparencia en la información, será muy difícil que cuaje una herramienta de gestión como el cuadro de mando.
- El segundo aspecto para considerar es que el cuadro de mando deberá estar adaptado a cada organización. Esto implica que cada empresa necesita conocer muy bien sus procesos internos y definir qué información será relevante para controlar. Existe un trabajo importante de análisis de información y otro posterior de síntesis para elaborar los KPI más adecuados.
- En tercer lugar, cabe destacar que el proceso de puesta en marcha es lento y adaptativo. Inevitablemente, se partirá de unos indicadores iniciales que seguramente sufrirán modificaciones hasta convertirse en aquéllos con los que la empresa se identifica y asume como propios.
- En cuarto y último lugar se trata de una herramienta cuya puesta en marcha requiere de ayuda externa. Si la implantación se realiza de forma interna, habrá que considerar como obstáculos adicionales la falta de disponibilidad de tiempo y visión parcial de los directivos o la falta de una metodología eficaz que asegure la completa implantación de la herramienta.
CÓMO SON LOS CUADROS DE MANDO QUE FUNCIONAN
Normalmente los cuadros de mando que funcionan van unidos a un proyecto de consultoría que prepara a los mandos de la empresa y crea las metodologías de trabajo necesarias.
Algunas características comunes a los cuadros de mando eficaces las podemos resumir en:
- Son participativos. Cada responsable de sección o dpto. debe ser el dueño de su información y encargarse de su mantenimiento. Debe participar de la creación y utilización de la herramienta. El responsable se siente propietario de su información y la mejora de forma continua.
- Aportan una visión conjunta. Una gran ventaja de un cuadro de mando es que todo el equipo directivo disfruta de un conocimiento básico del funcionamiento de las principales áreas de la empresa. Cada directivo ve y entiende cómo funciona la empresa de forma general, aportando además la visión experta en su área de responsabilidad.
- Ofrecen información consolidada. Los datos que aparecen en el cuadro de mando están depurados por el propio responsable y revisados por el resto de las personas. No se cuestiona la calidad del dato. Esto permite avanzar más rápido en el proceso, al construir sobre unos cimientos sólidos de información.
- Facilitan la interrelación. Si el diseño es correcto permite rápidamente relacionar variables del mismo área o áreas distintas, aportando información inmediata y de calidad para entender el funcionamiento de la organización. Surgen nuevos KPI que complementan, sustituyen o mejoran a los anteriores.
- Funcionan a distintos niveles. Como es fácil perderse en la multitud de variables que cada responsable maneja para su departamento, un buen cuadro de mando establece distintos grados de importancia. Así podemos hablar de:
- KPI Principales: cuyos correctos valores garantizan el buen funcionamiento del área objeto de estudio. Son pocos KPI, sencillos y alineados con la estrategia de la empresa.
- KPI Secundarios: que son el resto y que pueden ser muchos y complejos. Son aquéllos a los que recurriremos cuando queramos explicar el comportamiento de los KPI principales, especialmente cuando los valores se alejen de los objetivos.
- Facilitan la mejora continua. Comprender el comportamiento de la empresa y verlo reflejado en indicadores, fomenta la elaboración de planes de acción prácticos con los que conseguir resultados. Será la evolución de los KPI lo que nos demostrará que las acciones que se pusieron en marcha fueron eficaces.
- Desarrollan al equipo directivo de la organización. Llevar a buen término el cuadro de mando de la empresa exigirá un desarrollo profesional acelerado y generalizado de todo el equipo directivo. Los mandos deberán saber explicar sus propios KPI y qué factores influyen en sus variaciones, teniendo que plantear las acciones necesarias para cumplir con los objetivos. A través de reuniones de dirección y grupos de trabajo también aprenderán sobre el resto de áreas y departamentos, beneficiándose de una visión global empresarial necesaria para su mejor desempeño.
LOS KPI UTILIZADOS EN LA GESTIÓN LEAN
Las empresas con Gestión Lean utilizan Cuadros de indicadores QCDSM, acrónimo de las 5 áreas que abarcan: Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale.
En la gestión Lean, los KPI empleados pretende ofrecer una visión global del funcionamiento de la sección objeto de estudio y por tal motivo, se utilizan estas 5 áreas. Podemos ver algunos ejemplos de indicadores para dichas áreas.
- Quality. Aquí figurarán los KPI asociados a la Calidad, como por ejemplo la tasa de rechazo, el % de reproceso, las reclamaciones externas, las incidencias internas, etc.
- Cost. Recoge información que afectará a los costes directa o indirectamente. Algunos ejemplos de KPI son la productividad, el OEE, las pérdidas de proceso, el nivel de stock, el % de merma, etc.
- Delivery. En este tipo podremos encontrar los indicadores asociados al servicio. Algunos KPI representativos puede ser el lead-time o el cumplimiento de plazo.
- Safety. Asociados a la seguridad, aquí pueden tener cabida indicadores como el número de accidentes, la siniestralidad, las horas de baja, etc.
- Morale. Destinado a medir el estado de los RRHH. La evolución de la polivalencia, la puntualidad o las sugerencias aportadas por los trabajadores, son indicadores interesantes en dicha sección.
El adecuado uso de los Cuadros de indicadores QCDSM refuerza el modelo de gestión Lean, motiva al personal y ofrece una información completa y de valor para la toma de decisiones en el área en la que se aplican.
CONCLUSIONES
Podemos concluir que es de gran potencial para la empresa disponer de un cuadro de mando que guíe al equipo directivo en la consecución de los objetivos estratégicos.
Si, además, la empresa ya dispone o está en camino de implantar un modelo de gestión Lean, será muy interesante la integración de los indicadores Lean en dicho cuadro de mando de la empresa.