El sentido de las 5s
«Todos queremos lugares de trabajo, limpios, confortables y bien organizados»
Y esto es una necesidad de la especie humana. Prueba de ello es que, en nuestras viviendas, sí se cumplen estas características.
Entonces…
¿Por qué nuestros puestos de trabajo, donde a menudo pasamos más tiempo que en casa, no están en tales condiciones?
Posiblemente por dejadez, por falta de disciplina, medios o ausencia de sentimiento de propiedad, o porque la empresa y nuestros mismos jefes, no se creen que sea tan importante esta organización.
Necesitamos algo, una metodología, una técnica, que implique a toda la empresa y que nos ayude a retornar las cosas por la senda del sentido común. Son las 5s.
Origen de la técnica
Las 5s, es uno de los pilares básicos de Lean Manufacturing y define los pasos a seguir para conseguir puestos de trabajo organizados, ordenados, limpios y que además se mantengan a lo largo del tiempo.
La expresión 5s proviene de las iniciales de 5 palabras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, que explican estos pasos.
- Se lleva a cabo trabajando en equipo con todo el personal de planta.
- Implica utilizar un enfoque hacia la mejora continua.
- Sienta las bases para la estandarización de los procesos.
- Prepara a la planta para posteriores implantaciones, de mayor complejidad.
Las 5s se suelen utilizar como iniciador del cambio para la transformación global de la empresa a la filosofía Lean Manufacturing.
Descripción de la técnica
SEIRI (ORGANIZAR)
La primera fase a cumplir es la organización. Se trata de identificar los elementos innecesarios y eliminarlos de la sección.
Son elementos innecesarios los materiales o documentos que no se vayan a utilizar, que estén deteriorados, que se hayan quedado obsoletos o cuya cantidad sea mayor a la necesaria.
Estos elementos innecesarios se señalizan con etiquetas rojas, para informar que deben ser reubicados.
SEITON (ORDENAR)
Una vez hemos eliminado de la sección los elementos que no nos son útiles, debemos proceder a ordenar los que sí lo son, de la forma más coherente.
La frase que mejor expresa esta etapa es “Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”.
En esta fase se debe tener en cuenta la frecuencia de uso de los materiales, el número de personas que los utilizan, la ergonomía de los movimientos, etc.
Se trata de una etapa creativa, en la que rediseñamos el puesto de trabajo según las necesidades.
En esta fase también se definen las zonas de acceso, de stock, de seguridad, los elementos de transporte y almacenaje, y todo lo necesario para el correcto funcionamiento del área.
SEISO (LIMPIEZA)
Una vez hemos prescindido de lo innecesario (1ªS) y hemos dispuesto lo necesario de la mejor forma posible (2ªS), es el momento de hacer una limpieza en profundidad.
La 3ªS corresponde a hacer una puesta a cero de la sección, eliminando polvo, grasa, residuos en máquinas, pisos, equipos.
Casi tan importante como hacer la limpieza profunda, es la identificación y eliminación de los focos de suciedad, que permitirá un mantenimiento sencillo del nivel organizativo alcanzado hasta el momento.
Éste también será un buen momento para pintar máquinas, pasillos, etc. cualquier elemento al que sea interesante dar un lavado de cara.
SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN)
Llegado a este punto, hemos conseguido dar un cambio radical a la sección. Está organizada, ordenada y limpia. Se han definido zonas, se han identificado los elementos necesarios, probablemente se ha repintado algunos elementos como máquinas, mesas de trabajo, suelos.
Nuestra principal preocupación será cómo mantenemos lo logrado, para que no se deteriore a lo largo del tiempo.
La 4ªS trata sobre crear las reglas de juego. Es decir, establecer estándares de trabajo, conocidos y respetados por todos, cuyo cumplimiento garantice que la sección se mantiene en perfectas condiciones. Los estándares deben colocarse en lugares visibles y deben ser fácilmente entendibles por todo el mundo.
Son estándares los procedimientos de limpieza, pero también los controles visuales, las etiquetas, los puntos de reorden, los controles de préstamo, etc.
SHITSUKE (HÁBITO)
El objetivo de la quinta y última S, es la consolidación de la nueva forma de trabajar.
Hasta ahora, hemos creado un escenario adecuado para trabajar, y hemos definido unas reglas para mantenerlo. Ahora debemos hacer que se cumplan dichas reglas, a lo largo del tiempo.
Mantener lo logrado exige compromiso y disciplina. Todo el personal sabe lo que tiene que hacer, cuándo y cómo.
Es el momento de desarrollar un hábito nuevo de trabajo y de integrar dicho hábito en la forma de trabajar de la empresa.
La herramienta que se utiliza para crear este hábito es la auditoría. La inspección continua y metodológica permite revisar el estado de los puestos de trabajo, corrigiendo las desviaciones respecto de los estándares establecidos o felicitando si dichos estándares se mantienen.
Beneficios de la técnica
La implantación de las 5s presenta multitud de beneficios, que se pueden clasificar en:
ORGANIZACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
- Más espacio.
- Satisfacción por las condiciones ambientales.
- Mejor imagen hacia los clientes.
- Mayor compromiso y responsabilidad en las áreas de trabajo.
- Mayor conocimiento del puesto de trabajo.
IMPLICACIÓN Y MOTIVACIÓN
«Una fábrica para enseñar a los clientes»
- Mayor respeto por los activos de la empresa.
- Mayor respecto por jefes, colaboradores y subordinados.
- Fomento del trabajo en equipo.
- Conciencia de mejora continua.
- Mayor tranquilidad y menor estrés.
- Mejor clima laboral.
Su implantación es especialmente significativa, ya que:
INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD
- Mayor rapidez en la realización del trabajo.
- Menos errores.
- Reducción en el número de incidentes y accidentes.
- Menos movimientos y traslados inútiles.
- Menor nivel de existencias e inventarios.
Documentación de referencia
A continuación se muestran unos vídeos relativos a la técnica de las 5s, publicados por Euskalit.