INTRODUCCIÓN
Todavía hoy en día hay muchas empresas que carecen de un sistema eficaz para la gestión de su mantenimiento. El motivo es que, en algunos casos, la informatización es muy baja o inexistente, limitándose a registros en papel o sencillas hojas de cálculo. Muchas veces, se trabaja a través de órdenes verbales y utilizando más la intuición que cualquier otro tipo de metodología. En otros casos, la situación es totalmente contraria. Se dispone de herramientas informáticas excesivamente complejas para la función que tienen que cumplir, que consumen demasiados recursos, son tediosas de mantener y la información que suministran no sirve para una toma de decisiones ágil y rápida. Es aquí donde entran los GMAO
GMAO Y GTM
Los GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) son programas informáticos que fueron concebidos hace ya varias décadas, para ayudar en la gestión de los trabajos de mantenimiento.
Dichos programas fueron diseñados pensando en grandes empresas, de sectores muy concretos y cuyos Dptos. de Mantenimiento disponían de recursos suficientes y altamente cualificados. Gracias a dichos recursos era posible realizar una gestión administrativa voluminosa y generalmente compleja.
Estas herramientas informáticas han podido ser una solución adecuada para este tipo de empresas, pero no lo son para otro tipo de organizaciones, habitualmente de menor tamaño, que disponen de menos recursos y con menor cualificación. Para estas organizaciones, se necesita una forma de gestión del mantenimiento con un enfoque más práctico y eficaz.
GTM (Gestión de Tareas de Mantenimiento) es una herramienta informática 4.0 que nace como respuesta a la necesidad de las empresas de disponer de un sistema sencillo de gestión de su mantenimiento, que se adapte a sus necesidades reales.
COMPARATIVA ENTRE GMAO Y GTM
Para comparar ambos sistemas lo haremos en base a una serie de aspectos.
PLAZOS DE IMPLANTACIÓN
Para el caso de los GMAO y al tratarte de sistemas complejos, que exigen períodos de implantación elevados, de bastantes meses e incluso años, invertidos en parametrización, formación y auditorías de funcionamiento. La complejidad aumenta cuando los GMAO asumen funciones propias de los ERP, tales como las relativas al control de proveedores, la gestión de almacenes, el análisis pormenorizado de costes, etc. Y dicha complejidad se eleva exponencialmente con plantillas numerosas, que funcionan a distintos turnos y con rotaciones de personal elevadas.
Por contra, los plazos de implantación de GTM son muy reducidos. Puede estar funcionando plenamente tras unas pocas semanas. Y esto es posible porque se trata de un software más sencillo que un GMAO, con un sistema de parametrización diseñado para acortar los plazos de puesta en marcha.
En el proceso de implantación se incluye la formación necesaria, tanto en el uso de la herramienta como en los conceptos de gestión de mantenimiento, de forma que los usuarios sean totalmente autónomos en el plazo de tiempo más breve posible.
REQUISITOS DE PERSONAL
Para que un GMAO funcione de forma correcta, además de un buen proceso de implantación, requiere personal con una suficiente cualificación, desde los responsables hasta los técnicos de intervención. Cuando esto no se cumple, no se alcanzan los resultados esperados y se genera un sentimiento de frustración y rechazo al propio sistema implantado, que repercute en la baja calidad de la información recogida.
La puesta en marcha de un GMAO también suele implicar un aumento del personal indirecto. La causa es no haber tenido en cuenta la carga de trabajo adicional que implica una determinada forma de operar (para abrir y cerrar O.T., para dar de alta o baja materiales en el almacén, para realizar las compras a través del sistema, etc.). El resultado final es la necesidad de incrementar el número de técnicos indirectos e improductivos para la introducción de datos en el sistema, cuando antes no había nadie encargado de esta función improductiva.
La herramienta GTM también tiene una gestión administrativa, pero ésta es la mínima indispensable para un funcionamiento eficiente del sistema. Pantallas sencillas de ordenadores, tablets o smartphones recopilan la información de cada uno de los usuarios. Todos participan aportando la información requerida en el momento oportuno. Solicitantes, supervisores, responsables de mantenimiento y técnicos de intervención, se encargan de hacer fluir la información y los trabajos efectuados.
La parte de trabajo administrativo acaba incluyéndose en el día a día de los usuarios de la plataforma, de forma que se evite un incremento de mano de obra indirecta.
NIVEL DE COMPLEJIDAD
Tal y como se ha comentado, la complejidad de los GMAO es suficientemente importante como para convertirse en una barrera para no pocas empresas.
Existe un peligro elevado de caer en un exceso de burocratización. Un innecesario nivel de detalle deseado afectará negativamente a la cantidad de recursos necesarios para conseguirlo. Frecuentemente, multitud de tareas son creadas pese a que aporten poco o ningún valor.
A modo de ejemplo, simplemente la codificación de materiales y repuestos inicial, se puede convertir en un escollo insalvable en las fases tempranas de implantación.
Ni que decir tiene el exceso de detalle a la hora de definir líneas, máquinas, componentes y subcomponentes en los distintos niveles de la instalación.
En cuanto a GTM, Se trata de un software notablemente más sencillo que un GMAO. Pero además, permite que su nivel de complejidad se vaya escalando conforme sea necesario. En vez de estar dotado de múltiples módulos poco relacionados con la gestión del mantenimiento y que complican todo el proceso de implantación y gestión posterior, GTM se puede conectar con otros sistemas ya instalados en la empresa, tales como ERP, que ya disponen de dichas funcionalidades.
MODELO DE GESTIÓN
El modelo de gestión de los GMAO está basado en un concepto de empresa departamental, que asume que es el Dpto. de Mantenimiento el que debe encargarse del funcionamiento de las instalaciones de forma íntegra. Este concepto está alejado de una gestión transversal en la que participan todos los departamentos de la empresa, tal y como postula el TPM.
Desgraciadamente, en este modelo, la gestión del Dpto. Mantenimiento sigue siendo una caja cerrada y opaca, propiedad del propio personal de mantenimiento y que nadie más conoce.
En este aspecto, GTM está diseñado para potenciar el trabajo colaborativo y la gestión global del mantenimiento, según el enfoque del TPM.
Gracias a ello, el mantenimiento se concibe como una función transversal en la empresa. Así, cada usuario cumple su función: el solicitante realiza el requerimiento, el supervisor valida la idoneidad de dicho requerimiento, el Resp. de mantenimiento genera la intervención y el operario de mantenimiento ejecuta el trabajo. La intervención sólo se cierra si se valida por parte del supervisor y del Resp. de mantenimiento.
En cualquier momento, cualquiera puede conocer el estado de su solicitud o intervención, dotando de total transparencia al sistema.
Esto solo es posible porque se trata de un software alojado en la nube que permite el trabajo simultáneo de multitud de usuarios.
INFORMACIÓN SUMINISTRADA
Sin lugar a dudas, los GMAO ofrecen datos, pero no siempre suministran la información necesaria para la toma de decisiones.
Los datos no siempre son fiables. Los sistemas de trabajo son a menudo tan engorrosos que los operarios dejan de ser rigurosos y se los saltan habitualmente, perdiéndose gran parte de la información y reduciendo la fiabilidad del sistema. Por ejemplo, si no se anotan todos los movimientos de almacén, cuando se realice un inventario, no coincidirá lo que hay realmente en el almacén, con lo que hay registrado en el sistema informático. Consecuentemente, al solicitar un inventario a través del sistema, éste no reflejará la realidad. Desgraciadamente se habrá realizado un trabajo administrativo importante y sin embargo, no se dispondrá de información de calidad para la organización.
Además, y en no pocos casos, es preciso recurrir a otras herramientas informáticas desarrolladas internamente, tales como hojas de cálculo y sencillas bases de datos. En la situación peor, pese a disponerse de un GMAO, se deben seguir realizando cálculos de forma manual. Sólo así es posible conseguir una información de calidad, sencilla y entendible por todos.
Pese a la sencillez de los datos recopilados, la potencia real de GTM radica en sus informes detallados y en su módulo de Business Intelligence.
Las tablas y gráficos dinámicos permiten conocer cualquier tipo de información relativa a tiempos invertidos, plazos, costes, etc. para cualquier operario, máquina, componente y grado de criticidad.
GTM también dispone de un sistema de gestión documental en que se puede alojar información relativa a planos, estándares, lecciones de punto único, esquemas, etc. Todo ello siempre actualizado y consultable desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
COSTES
Los costes de los GMAO suelen ser bastante elevados y según el tipo de empresas, pueden hacer inviable la inversión.
Por un lado, están los costes asociados a la inversión inicial, tradicionalmente elevados como consecuencia de la compra de licencias y todo el proceso de implantación, que como ya se ha comentado, se hace complejo y extenso.
Pero luego, además aparecen costes no previstos y que suelen ser de varios tipos:
- Personalizaciones y adaptaciones a la tipología de la empresa objeto de la implantación, no contempladas en el proyecto inicial
- Actualizaciones futuras del software
- Costes adicionales de personal indirecto destinado a la nueva gestión administrativa (gestión de OT, dar de baja y alta los materiales en el almacén, realización de compras, etc.)
- Formación posterior para personal de nueva incorporación
- Costes añadidos por nuevos usuarios
- Costes de asistencia técnica externa
- Etc.
Los costes de GTM son posiblemente el aspecto más atractivo. Tras una implantación inicial mucho más económica que la de un GMAO, solo existe un coste de pago por uso. Dicho coste incluye la asistencia técnica, actualizaciones continuas y usuarios ilimitados.
TAMAÑO Y TIPOLOGÍA DE EMPRESA
Tal y como se ha comentado, los GMAO está diseñados y concebidos para empresas grandes o muy grandes de gestión tradicional, mientras que GTM está orientado a servir de ayuda a empresas pequeñas y medianas, con un modelo de gestión que debe ser obligatoriamente ágil y participativo.
COMPATIBILIDAD CON OTROS SOFTWARE
En el caso de los GMAO es baja, ya que no lo necesita. El propio GMAO alberga funciones propias de los ERP que le hace funcionar de forma independiente de otras herramientas informáticas. Se trata de un sistema cerrado y rígido.
Sin embargo, GTM precisa de una buena conectividad con otros sistemas informáticos, especialmente con los ERP, con los que intercambia información de forma continua. Es un sistema abierto que se nutre del resto de aplicaciones a su alrededor y devuelve información específica a dichas aplicaciones.
RESUMEN
| GMAO | GTM | |
| Plazos de implantación | Elevados (meses, incluso años) | Bajos (semanas) |
| Requisitos de personal | Elevada cualificación del personal. Incremento de mano de obra indirecta por trabajo administrativo adicional. | Bajos. Trabajo administrativo incluido en las tareas diarias y extendido a toda la organización |
| Nivel de complejidad | Elevado y rígido. Se trata de sistemas con mucha funcionalidad adicional no imprescindible (gestión de proveedores, almacenes, etc) | Baja y progresiva. Se puede iniciar el trabajo con muy poca información, para posteriormente aumentar la complejidad sólo cuando el detalle lo exija |
| Modelo de gestión | Enfoque departamental. Es el Dpto. de Mantenimiento quien gestiona toda la información, de forma opaca y sin posibilidad de participación del resto de áreas o departamentos. | Enfoque global y transparente. Todo el mundo conoce cómo funciona el mantenimiento y contribuye al buen funcionamiento del mismo. Enfoque TPM, dentro de la filosofía Lean. |
| Información suministrada | Muchos datos y poca información. A menudo requiere de Excel y otras aplicaciones. | Información accesible e inmediata. Herramientas de business intelligence. |
| Costes | Elevados costes de implantación. Costes imprevistos adicionales. Otros costes por actualizaciones, usuarios adicionales, servicio técnico. | Costes de implantación bajos. Pago por uso, que incluye servicio técnico, usuarios ilimitados y actualizaciones ilimitadas. |
| Tamaño y tipología de empresa | Empresas grandes de sectores específicos. Dptos. Mantenimiento con muchas personas. | Empresas medianas y pequeñas. Equipos de personal reducidos que precisan una respuesta ágil y eficaz. |
| Compatibilidad con otros software | Baja compatibilidad. Todo integrado en el mismo software (gestión de órdenes, almacenes, proveedores, etc.) | Elevada compatibilidad y conectividad con otros softwares (Power BI, ERP, etc). |
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