La metodología 8D es una herramienta utilizada para la resolución de problemas y su nombre proviene de los 8 pasos que son necesarios dar para llevar a cabo el proceso completo.
La primera organización que utilizó esta metodología fue el ejército de los EEUU durante la segunda guerra mundial haciendo referencia a él como Military Standard 1520: Corrective action and disposition system for nonconforming material (al español, Estándar Militar 1520: Acción correctiva y sistema de disposición para material no conforme). Posteriormente, fue la empresa FORD la que creó y aprobó la versión más reciente de la metodología 8D, denominándola como G8D o Global 8D.
D0. Prepararse para el proceso global 8d
Se trata de una técnica laboriosa, que implica la realización de un grupo de trabajo, consumiendo gran cantidad de recursos. Por ese motivo, lo primero que debe hacerse es asegurar que la utilización de la metodología es adecuada al problema objeto de estudio.
El paso D0 sirve justamente para eso, para garantizar que el uso de la metodología estará justificado.
Así, los casos en los que se recomienda la aplicación de las 8D son los que cumplen características como:
- La complejidad del problema objeto de estudio excede la capacidad de una persona para resolverlo
- No se dispone de precedentes similares que puedan dar pistas de cómo debe ser la resolución
- Afecta a varios departamentos o implica varias disciplinas
- La gravedad es suficientemente alta y hay posibilidades de que se repita.
- El cliente exige una investigación ordenada y metodológica.
En la fase D0 se recopilará toda la información interna o externa, que ayude a delimitar y contextualizar el problema.
D1. Definir el equipo
Debemos asegurarnos que están representados todos los departamentos involucrados en el problema objeto de estudio.
El equipo será más o menos efectivo si cumple una serie de premisas, tales como:
- Han sido formados previamente en el uso de la metodología 8D
- Disponen de conocimientos técnicos para abordar el problema
- Tienen una actitud de trabajo en equipo y están dispuestos a contribuir
- Entre 5-9 integrantes puede ser el tamaño ideal, fomentando la creatividad sin perder dinamismo
- Con aportaciones externas puntuales por parte de expertos o consultores
El gran enemigo, a la hora de definir un problema, es la ambigüedad. Con la recogida de la información inicial, deberíamos ser capaces de describir y definir el problema.
«Habremos conseguido la mitad de la resolución del problema si somos capaces de definirlo correctamente».
Las medidas de contención están destinadas a evitar que el problema pueda llegar a los clientes. Características de las medidas de contención:
- Son medidas provisionales, hasta que las causas hayan sido detectadas y corregidas
- Deben ser definidas correctamente, sin dejar lugar a la interpretación y dejando claro que son excepcionales.
- Debe quedar claro qué persona es responsable de su implementación y vigilancia, así como los plazos en los que deben estar en marcha.
- Las medidas de contención nunca deben considerarse como la solución definitiva del problema.
Esta es una fase de creatividad y análisis. Se nutre de todo tipo de ideas y experiencias de los integrantes del grupo. Para identificar las causas potenciales se utilizan técnicas como:
- Técnica de los 5 por qués
- Brainstorming o tormenta de ideas
- Diagramas de proceso
- Diagrama de Pareto
- Diagrama Ishikawa
- Histograma
- Diagrama de dispersión
- Gráfica de control
- Estratificación
- Etc.
En esta fase del proceso se procede de forma iterativa, según los siguientes pasos:
1.- Se identifican las causas potenciales
2.- Se seleccionan las causas probables
3.- Si se ha encontrado la causa raíz, entonces se identifican las posibles soluciones
4.- Si no se ha encontrado dicha causa raíz, se vuelve al punto 2
D5. Elegir y verificar las acciones correctivas
En esta fase de la metodología ya se conocen las causas raíz. Es el momento de generar un plan de acción.
El plan de acción está destinado a la eliminación o reducción del impacto de las causas identificadas. Debe recopilar tareas concretas, asignadas a responsables y con fechas límite que permitan el seguimiento.
La ejecución del plan debe realizarse de forma rigurosa. Para ello, se suelen organizar reuniones de seguimiento en las que cada responsable debe dar cuenta de las acciones que tiene encomendadas.
En el caso de retrasos o dificultad en la realización de las acciones, esta información debe ser puesta en conocimiento del equipo, con el fin actuar de forma inmediata.
Es en esta fase donde se evalúa el impacto que tiene la ejecución del plan sobre el problema objeto de estudio y si los resultados no son los esperados, debe reiniciarse el proceso.
Si los resultados han sido los esperados, es posible pasar a la fase siguiente.
D7. Prevenir la repetición del problema
En general consideramos que un problema está resuelto cuando desaparecen los efectos no deseados.
Sin embargo, la resolución completa de un problema implica además establecer las medidas que evitar que vuelva a ocurrir. Entre estas medidas para evitar la recurrencia están:
- Establecer procedimientos de trabajo más robustos
- Garantizar el cumplimiento de dichos procedimientos
- Realizar chequeos y auditorías
- Generar rutinas de mantenimiento de calidad
- Utilizar sistemas anti-error
- Utilizar materiales alternativos
- Etc.
D8. Felicitar al equipo
Trabajar en un problema, es una fuente de aprendizaje constante, que debe ser valorada.
Generalmente, los fracasos sirven para identificar caminos equivocados, pero nunca debemos permitir que desmotiven a las personas que han puesto su empeño en encontrar soluciones.
Los mejores equipos son los que no desfallecen, y su motivación es mayor cuando sus éxitos son reconocidos.
Por todo ello es muy importante felicitar al equipo que ha participado.
